Wenn man täglich viele E-Mails erhält, braucht man ein System, um schnell Ordnung in die Mailbox zu bringen. Hat man dies nicht, läuft man Gefahr, dass sich eine große Menge an Nachrichten ansammelt, deren Bearbeitung zeitraubend und sehr demotivieren ist – jedenfalls stand ich bis vor einiger Zeit genau vor diesem Problem!
An einem ganz normalen Wochentag erhalte ich zwischen 75 und 150 E-Mails (allein auf meinem dienstlichen Account). Davon wird ca. ein Drittel direkt per Regel in verschiedene Ordner sortiert. Der Rest landet zeitlich geordnet im lokalen Posteingang. Dort habe ich bisher ca. fünfmal pro Tag gecheckt, ob dringende Angelegenheiten sofort bearbeitet werden müssen. Alles andere blieb liegen, bis ich irgendwann dafür Zeit hatte. Das Problem war allerdings, dass das „irgendwann“ gern weit in die Zukunft gerutscht war und sich gern weit über 500 Mails angesammelt hatten. Und mit jedem Tag wuchs die Demotivation, sich diesem – stetig wachsenden – Haufen anzunehmen.
Seit April versuche ich ein System, das Anja König in ihrem KÖNIGSBLOG vorgestellt hat: Auf Basis der GTD©-Methode werden alle eingehenden Mails
- sofort bearbeitet,
- in einen von drei Ordnern abgelegt oder
- sofort gelöscht!
Nach diesem System bearbeite ich nun seit gut 10 Wochen meine E-Mails und muss sagen, dass es mir sehr geholfen hat. Der nahezu dauerhaft leere Posteingang ist sehr motivierend und die Gewissheit, dass man die wichtigen Nachrichten nicht vergessen kann, sorgt für eine entspannende Gelassenheit!
Prädikat: Extrem empfehlenswert!
